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02.03.2017

E-Mail-Archivierung 2.0

Ab März rollt badenIT die regelbasierte Archivierung sukzessive auf alle Gruppenpostfächer aus. Dieser Einführung vorausgegangen ist die im letzten Jahr flächendeckend aktivierte E-Mail-Archivierung in den persönlichen Outlook-Postfächern.

E-Mail-Archivierung 2.0

Vor Einführung der regelbasierte Archivierung mussten Mitarbeiter E-Mails inklusive ihrer Anlagen manuell aus dem Outlook-Posteingang und -ausgang in das E-Mail-Archiv verschieben, um diese zu archivieren. Mit dem im Oktober 2016 eingeführten Archivierungsprogramm (siehe News „Entlastung für das Postfach“) entfällt dieser manuelle Aufwand. Outlook archiviert automatisch eingehende und ausgehende E-Mails inklusive ihrer Anlagen nach bestimmten Kriterien. Der Vorteil: Das Outlook-Postfach erreicht nicht mehr so schnell seine maximale Speichergröße. Dieser Vorteile soll ab März nun auch den Gruppenpostfächer zugutekommen.

Bei den Gruppenpostfächern gelten die gleichen Archivierungsregeln wie auch im persönlichen Postfach:

  • Alle gelesenen E-Mails im Posteingang und in den gesendeten Objekten werden nach 30 Tagen automatisch archiviert.
  • Aufbewahrungsfrist: 10 + 1 Jahr, danach werden E-Mails automatisch gelöscht.

Von der neuen Archivierungsregelung ausgeschlossen sind Personal- und Bewerbungs-Gruppenpostfächer sowie Postfächer, deren Inhalt automatisiert weiter verarbeitet wird, wie es beispielsweise bei Mediatrix der Fall ist.

Tipps und Tricks zur E-Mail-Archivierung sind im Intranet unter zur finden.

Bei Fragen und Anregungen hilft Sandra Gehring vom Informationsmanagement (INF) gerne weiter. Bei Problemen und Störungen steht der Service Desk der badenIT zur Verfügung.


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