ZUGFeRD – das Format für elektronische Rechnungen

• Visuelle Darstellung der Rechnung als PDF in PDF A/-3 Format (wie bisher auch).

• Die Inhalte der Rechnung sind zusätzlich als XML Datei in das PDF eingebettet. Eine XML-Datei ist für die weitere Datenverarbeitung maschinell auslesbar.

• Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN16931. Zudem werden die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) ab ZUGFeRD 2.0 berücksichtigt.

Ziel von ZUGFeRD ist es elektronische Rechnungen zwischen zwei Unternehmen schnell und ohne großen Aufwand auszutauschen. Die Entwicklung eines einheitlichen Formats soll einzelne Formatabsprachen überflüssig machen. ZUGFeRD kann von großen Unternehmen verwendet werden, ist aber insbesondere auch für KMU´s sowie die öffentliche Verwaltung gedacht.

Die Funktionsweise der ZUGFeRD-Rechnung ist relativ simpel:
Die elektronische Rechnung besteht aus zwei Teilen, einer klassischen Rechnung (PDF/A-3) zur menschlichen Lesbarkeit und einem maschinenlesbaren Teil (XML) zur automatischen Erfassung der Rechnungsdaten. Der manuelle Aufwand des Rechnungsempfängers wird durch die Automatisierung mit ZUGFeRD wesentlich reduziert. Folgende Schritte lassen sich mit ZUGFeRD erfassen:

• Eingangsbearbeitung

• Prüfung: Inhaltlich, formell, einfache § 14 UStG Prüfung und Prüfung der Berechnung möglich

• Buchung: Automatisierte Übernahme der Rechnungsdaten als Buchungsvorschläge möglich

• Archivierung: Keine Konvertierung im Archivformat notwendig

• Zahlung: Automatisierte Übernahme der Rechnungsdaten als Zahlungsvorschläge möglich

Bei Badenova war bis Ende 2021 das Format ZUGFeRD 1.0 integriert und für Energierechnungen umgesetzt. Dabei orientierten wir uns an den Umsetzungsempfehlungen des EDNA Verbandes (edna Bundesverband Energiemarkt & Kommunikation e.V.).

Neu seit Januar 2022:
Das bestehende ZUGFeRD 1.0 wurde um das sogenannte Extended Profil erweitert auf ZUGFeRD 2.1.

Dieses Profil ist das detailreichste, enthält die meisten Pflichtfelder und bietet die meisten Informationen für den Empfänger. Hier werden unter anderem die einzelnen Preisbestandteile einzeln aufgeführt (z.B. Arbeitspreis, Grundpreis, verbrauchte Mengen, Netznutzungsentgelte usw.): als Betrag, mit und ohne Steuer, Steuersatz und Steuerbetrag. Boni und Zuschläge werden ebenfalls separat aufgeführt.

Verbrauchswerte, die Leistungsart sowie die Messwerte werden als sogenannte IncludedNotes, Freitextfelder, im XML übertragen (sog. X-Rechnung).

Eine ZUGFeRD Rechnung setzt den elektronischen Versand der Rechnung voraus. Die Rechnung wird dann als PDF Datei an eine von Ihnen gewünschte E-Mail Adresse geschickt.

Melden Sie sich einfach bei ihrem persönlichen Kundenbetreuer und sprechen Sie Ihn auf das ZUGFeRD Datenformat an. Sollte Ihnen dieser aktuell nicht bekannt sein, rufen sie unsere Geschäftskunden Hotline an oder schreiben sie uns eine E-Mail.

• Geschäftskunden Hotline: 0761 279 3456

• E-Mail: geschaeftskunden@badenova.de

• Welche Vertragskonten sind betroffen? Alle oder nur bestimmte?

• An welche E-Mail Adresse soll die Rechnung gesendet werden?

Auf Wunsch prüfen wir gerne auch besondere Wünsche (z.B. zusätzlich zur digitalen Rechnung noch die Papierrechnung, Übertragung der Rechnungen über eine IT-Schnittstelle etc.). Hier entstehen ggf. zusätzliche Kosten.